Gleichzeitig ist die gefährliche Fehleinschätzung verbreitet, dass alle Cloudlösungen eine vollwertige Data Protection und langfristige Datenaufbewahrung bieten.
Das ist aber ein Irrglaube, denn die Tatsache ist: Microsoft bietet zwar eine ausfallsichere Infrastruktur, aber der Schutz der Datenintegrität liegt in der Verantwortung der Unternehmen.
Ohne Backups sind vertrauliche Geschäftsdaten, die in Microsoft 365 gespeichert sind, wie z.B. E-Mails oder freigegebene Dateien, nicht vor den häufigsten oder schwerwiegendsten Datenverlusten geschützt.
Wir zeigen Ihnen fünf praxisnahe Beispiele bei denen ein Datenverlust vorprogrammiert ist.
1. Versehentliche Löschungen
DATENRISIKO: Bei ihrer täglichen Arbeit löschen IT-Administratoren und andere Mitarbeiter regelmäßig Office 365-Benutzerprofile, Exchange Online-E-Mails, Anhänge und Dateien, OneDrive for Business-Dateien oder SharePoint Online-Inhalte. Egal ob diese Löschungen versehentlich oder vorsätzlich passieren (und dann bedauert werden) – die meisten Anwender kennen die Situation, dass man plötzlich eine E-Mail benötigt, die erst gestern gelöscht wurde.
SCHWACHSTELLE: Solche alltäglichen Ressourcen-Löschungen werden regelmäßig über das gesamte Netzwerk repliziert. Je älter die jeweilige Ressource, desto größer wird das Problem: ältere Daten können vollständig gelöscht („hard-deleted“) und damit nicht wiederherstellbar sein. Kürzer zurückliegende Löschungen von neueren Ressourcen sind etwas weniger problematisch, da Dateien/E‑Mails, die nur normal/einfach gelöscht wurden („soft-deleted“), oft noch aus dem Papierkorb bzw. dem Ordner 'Gelöschte Objekte' wiederherstellbar sind.
2. Aufbewahrungsrichtlinienprobleme
DATENRISIKO: Geänderte oder falsch gestellte Prioritäten in den Data Protection-Richtlinien von Office 365 können dazu führen, dass Daten dauerhaft gelöscht werden („hard-deleted“). Dies kann nur teilweise durch die Überprüfung und Aktualisierung der Aufbewahrungsrichtlinien kompensiert werden.
SCHWACHSTELLE: Unternehmen die Office 365 einsetzen, obliegt die Verwaltung der Aufbewahrungsrichtlinien. Wenn der Aufbewahrungszeitraum einer vorhandenen Richtlinie jedoch überschritten wurde und es daher zu dauerhaften Löschungen gekommen ist, hat auch Microsoft keine Möglichkeiten mehr, derartig gelöschte Ressourcen wiederherzustellen.
3. Sicherheitsbedrohungen durch Insider
DATENRISIKO: Es sind aber nicht nur solche gängigen, zulässigen Löschungen, gegen die Ihre Microsoft Office 365-Ressourcen abgesichert werden müssen. Ein weiteres Risiko sind unzulässige Datenänderungen/‑zerstörung – etwa durch verärgerte oder gekündigte Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Partner.
SCHWACHSTELLE: Sieht man von erst kürzlich gelöschten Ressourcen einmal ab, werden Office 365-Daten in keiner Weise von Microsoft gegen böswillige Änderungen/Zerstörungen durch solche Angreifer geschützt.
4. Externe Sicherheitsbedrohungen
DATENRISIKO: Microsoft Office 365-Daten sind anfällig für Datenänderungen/-zerstörungen durch diverse Malware-Bedrohungen – insbesondere Ransomware, die Benutzerdaten verschlüsselt und für deren Freigabe ein Lösegeld verlangt. Solche Angriffe können durch Hacker, Cyberkriminelle oder feindliche staatliche Akteure erfolgen.
SCHWACHSTELLE: Microsoft bietet kaum Schutz vor Angriffen durch Malware (wie Ransomware) und nur begrenzte Möglichkeiten, um veränderte/verschlüsselte Daten auf den Zustand zurückzusetzen, in dem diese kurz vor einem Malware-Angriff vorlagen.
5. Migration von einer lokalen Microsoft Office-Installation
DATENRISIKO: Die Migration von einer klassischen, lokalen Microsoft Office-Applikation zu den Cloudbasierten Office 365-Services beinhaltet normalerweise auch den Umstieg von einer herkömmlichen Data Protection-Lösung zu einer neuen Lösung, die Cloud-fähig sein muss. Diese beiden Backup-Lösungen sind häufig inkompatibel, was es unmöglich machen kann, die früheren Daten in der neuen Umgebung wiederherzustellen.
SCHWACHSTELLE: Microsoft bietet keine Lösung für Datenverlustprobleme, die bei der Migration von klassischen Office-Applikationen zu Office 365 auftreten. Nur wenige Data Protection-Lösungen integrieren Backup-Funktionen für klassische Office-Applikationen und/oder für Office 365.
Rechts- und Compliance-Probleme
Bei all den Bespielen kann Microsoft nur wenig tun, um Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, vor den zahlreichen rechtlichen und Compliance-bezogenen Konsequenzen zu schützen. Falls ein Unternehmen von einem schwerwiegendem Datenverlust betroffen ist, kann es möglicherweise Anfragen nach Kopien der Daten nicht nachkommen und würde somit gegen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO/GDPR) und andere gesetzliche Auflagen verstoßen.
Das muss so aber nicht sein.
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