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Nach einer Studie der Marktforschungsgesellschaft IDC gehen täglich weltweit mehr als 65 Milliarden Nachrichten auf die Reise. Das rief schon vor einiger Zeit den Gesetzgeber auf den Plan. Die Geschwindigkeit, mit der sich E-Mails im Business-Alltag ausbreiteten, führte zu Problemen bei Haftungsfragen und alarmierte die Finanzbehörden. Das Ergebnis waren die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU (www.elektronische-steuerpruefung.de/gdpdu.htm).

Vom ersten Januar 2002 an erhielten die Finanzbehörden damit im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme der Unternehmen. Was sich zunächst harmlos anhört – schließlich wird heute praktisch jedes Unternehmen seine Buchführung auf elektronische Art und Weise erledigen – hat es in sich. Denn zu den steuerlich relevanten Daten gehören auch E-Mails einschließlich Anhang. Eins steht dabei fest: Alles auf Papier ausdrucken und in einen Ordner ablegen, gilt nicht als GDPdU-konform.

Der nicht zu verachtende Teil dieses Gesetztes besagt, dass der Steuerpflichtige dafür Sorge tragen muss, dass die Daten unveränderbar gespeichert werden.
Gerade bei E-Mails ist das ohne spezielle Tools nicht machbar.

Bei den eigentlichen E-Mail Archivierungslösungen ist die Auswahl schon heute riesengroß und sie nimmt weiter zu. Allein 2006 wuchs der Markt für E-Mail Archivierungslösungen um 45 Prozent, 2011 soll er, laut den Marktforschern von IDC, 1,4 Milliarden Dollar groß sein.